راهنمای مدیریت کافه: چگونه یک کافی‌شاپ موفق راه اندازی کنیم؟
علاقه مند به قهوه بودن و کافه داشتن با آگاهی از چگونگی اداره کردن یک کافه، دو مبحث متفاوت هستند. قطعاً می‌بایست نسبت به کاری که انجام می‌دهید اشتیاق داشته باشید، زیرا راه اندازی یک کسب و کار کوچک انتخاب آسانی نیست. اما کسب و کارهای کوچک بخش مهمی از اقتصاد هستند. در این مطلب به راهنمای راه اندازی و اداره کردن یک کافهٔ موفق پرداخته شده است.
مدیریت کافه شامل جنبه‌های معمول ادارهٔ یک کسب و کار کوچک، اعم از مدیریت کارکنان، اطمینان از رضایت مشتری و نظارت بر فروش و سود می‌شود. اما در مورد کافه، مسائلی نظیر نگهداری ایمن موادغذایی و تهیهٔ نوشیدنی و غذا نیز به میان می‌آیند.
هشت راه برای بهبود مدیریت کافه
- یک بیزنس پلن (طرح کسب و کار) برای کافهٔ خود داشته باشید.
با آگاهی از اهداف و چگونگی برنامه ریزی برای دستیابی به آنها، کار خود را با قدرت شروع کنید. علی‌الخصوص اگر نیاز به جذب سرمایه گذار دارید، برخورداری از یک طرح کسب و کار الزامی به شمار می‌رود. حتی اگر کافهٔ خود را راه اندازی کرده و قصد توسعهٔ آن را دارید، حتماً برنامهٔ فعلی خود را به روز کرده و یا برنامهٔ جدیدی برای گسترش فضا، خدمات و موارد دیگر داشته باشید.
طرح کسب و کار کافه، هنگام تصمیم گیری‌های مهم شما را در مسیر درست نگه می‌دارد و علاوه بر آن می‌توانید مطمئن باشید که کارهایی که انجام می‌دهید ساده و کارآمد هستند.
- نحوهٔ بازاریابی کافهٔ خود را بیاموزید.
برای موفقیت و سودآوری کافه به مشتریان نیاز دارید. اما چگونه آنها را جذب کافهٔ خود می‌کنید؟ مشتریان بالقوه چطور متوجه حضور شما خواهند شد؟ اینکه تنها به عابران پیاده که اتفاقی از جلوی کافهٔ شما می‌گذرند تکیه کنید کافی نیست. می‌بایست به راه‌هایی فکر کنید که مردم را در مورد کافی‌شاپ شما هیجان زده کرده و آنها را به وارد شدن به آن ترغیب کند. دید گسترده تری داشته باشید و سعی کنید مشتریان جدیدی را از طریق گزینه‌هایی که در ادامه آمده‌اند افزایش دهید:
- وبسایت
- شبکه‌های اجتماعی
- رویدادهای متفاوت
- کارکنان کافه را به طور کارآمد مدیریت کنید.
قهوه ممکن است برای شما یک اشتیاق باشد، اما اگر صاحب یک کافه هستید بهتر است به مدیریت هم علاقه مند باشید. در مورد سبک‌های مختلف مدیریت بیاموزید و نقاط قوت و ضعف خود را بشناسید. قابل دسترس باشید و به نگرانی‌های کارکنان خود اهمیت دهید. جلسات منظمی با پرسنل خود داشته باشید و به نگرانی‌ها و دغدغه‌های خود و آنها بپردازید. در مورد شرح وظایف و انتظارات شفاف باشید. آنها را یادداشت کنید و مطمئن شوید که کارکنان نیز آنها را با دقت خوانده و بر اساس آن عمل می‌کنند. به پرسنل خود به خوبی آموزش دهید تا آنها نیز انتظارات مورد نیاز را به طور بهینه برآورده کنند.
- به افراد تیم خود در مورد آیتم‌های منو آموزش دهید.
این که تنها شما (مدیر یا صاحب کافه) متخصص قهوه باشید کافی نیست. کارکنان شما نیز باید تمامی اطلاعات مربوط به آیتم‌های منو، علی‌الخصوص نوشیدنی‌های بر پایهٔ قهوه را داشته باشند تا زمانی که مشتریان پرسشی مطرح می‌کنند قادر به پاسخگویی دقیق و کافی باشند. بنابراین نه تنها می‌بایست به آنها آموزش لازم را ارائه دهید، بلکه باید آنها را تشویق کنید تا به طور مرتب محصولات را بچشند. چشیدن باعث می‌شود تا در صورت تغییری در کیفیت و طعم، افراد تیم قبل از مشتریان متوجه آن شوند. این کار راهی آسان برای کنترل کیفیت است.
سرمایه گذاری در آموزش پرسنل، سرمایه گذاری مجدد در کسب و کار به حساب می‌آید. از مرتبط بودن آموزش با نیازهای کارکنان خود مطمئن شوید. در ادامه به چند نکته در جهت تنظیم برنامهٔ آموزشی پرداخته‌ایم:
ارزیابی– شکاف در دانش و مهارت کارکنان شما کجاست؟چه چیزهایی را باید بدانند تا کار خود را به طور مؤثر و کارآمد انجام دهند؟ چه مهارت‌هایی بیشترین سود را برای همهٔ افرادی که در کسب و کار شما دخیل هستند به همراه می‌آورد؟
اهداف– هدف از آموزشی خاص به پرسنل مشخصاً چیست؟ آیا برای افزایش فروش است یا حذف خطاهای پرتکرار؟ اهداف مشخصی را برای آموزش در نظر گرفته و پس از اتمام نتیجه را ارزیابی کنید.
پشتیبانی– در هر پروسهٔ آموزشی لازم است از فرد و یا افرادی که تحت آموزش قرار دارند حمایت لازم را به عمل آورید. اگر خود شما آموزش می‌دهید مطمئن شوید که به تمامی سؤالات به طور کامل و شفاف پاسخ می‌دهید.
- از مشتریان بیشتر قدردانی کنید.
روزهای قدردانی از مشتریان در بسیاری از کسب و کارها رایج است. این رویدادها روشی عالی در جهت برجسته کردن محصولات و خدمات جدید و همچنین جشن گرفتن یک فصل و یا تعطیلات هستند. اما می‌توانید قدردانی خود را به مشتریان نشان دهید بدون اینکه رویداد خاصی وجود داشته باشد. به طور مثال، قیمت برخی از آیتم‌ها را برای یک روز کاهش دهید. یا نمونه‌هایی از محصولات خود را برای آموزش قهوه به مشتریان ارائه دهید. صندلی‌های راحت و حتی یک قفسهٔ کتابخانه داشته باشید. همچنین می‌توانید وای فای رایگان فراهم کنید. در کنار تمامی این موارد نکتهٔ بسیار مهمی وجود دارد؛ می‌دانید چه چیزی باعث می‌شود مشتریان شما احساس عدم ارزشمندی کنند؟ هنگامی که پرسنل با آنها تماس چشمی برقرار نمی‌کنند، یا در پیشخوان با آنها به طور کافی و مناسب صحبت نمی‌کنند.
به عبارت دیگر، اگر زمان و تلاش خود را صرف رویدادها و اقداماتی در جهت ایجاد حس ارزشمندی در مشتریان می‌کنید، لازم است به پرسنل خود آموزش دهید که از انجام چه مواردی اجتناب کنند. در غیر این صورت تلاش‌های شما بیهوده خواهد بود.
- از کارکنان خود همواره قدردانی کنید.
تیم شما ارزشمند است. تعویض و جایگزینی افراد تیم هم از نظر مالی و هم زمانی، هزینه بر است. سعی کنید به افراد تیم خود نشان دهید که قدردان آنها هستید:
- استفاده از برنامهٔ کاری تا حد ممکن انعطاف پذیر
- جشن گرفتن مناسبت‌های خاص در زندگی آنها
- ایجاد انگیزه برای کار خوب و امنیت شغلی
- پرداخت به موقع حقوق و مزایا و پاداش
راه‌های زیادی برای قدردانی کردن از پرسنل وجود دارد، قطعاً نمی‌توانید تمامی آنها را انجام دهید، اما باید کاری انجام دهید.
- به یک مکان سوم واقعی تبدیل شوید.
استارباکس ایدهٔ مکان سوم (third place) را مطرح کرد؛ جایی که نه خانه است و نه محل کار، جایی متفاوت که دوست دارید مدت زمانی طولانی را در آن بگذرانید، جایی که در آن احساس راحتی می‌کنید.
اما چگونه کافهٔ خود را به یک مکان سوم تبدیل کنیم؟
برای شروع، باید از مشتریان قدردانی شود (که پیش تر به آن پرداخیتم) محیط را طوری تغییر دهید که متناسب با فصل و زمان شبانه روز باشد. می‌توانید با تغییر در دکوراسیون، نورپردازی، موسیقی و حتی منو، تجربهٔ کافه نشینی در کافهٔ خود را متفاوت کنید.
- داده‌ها را دنبال کرده و بر اساس آن برنامه ریزی کنید.
کافهٔ شما داده‌های زیادی تولید می‌کند: ساعات اوج مشتری، ساعات غیبت کارکنان، مواد هدررفته، آیتم‌های محبوب، فعالیت‌هایی که بیشترین زمان را لازم دارند، نوشیدنی‌های فصلی محبوب، درگیری‌های رایج پرسنل. آیا این نوع داده‌ها را ارزیابی می‌کنید؟ آیا از سیستم خاصی برای ردیابی و مدیریت آنها استفاده می‌کنید؟ اگر پاسخ «خیر» است، باید بدانید که پیش بینی و برنامه ریزی حتی برای ماه بعد نیز دشوار خواهد بود. دنبال کردن هر بخش از اطلاعاتی که ذکر شد، به تنهایی پاسخگوی نیازها در هر بخش از کافه است.